Yeni Sayfa 20
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI TEBLİ?İ
Yeni Sayfa 19
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI TEBLİ?İ
Bilindiği üzere, 10/12/2003 tarihli ve
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun Beşinci Kısmında "iç kontrol
sistemi" düzenlenmiştir. Bu kısımda, iç kontrol sistemine
ilişkin olarak; iç kontrolün tanımı ve amacı, kontrolün yapısı ve işleyişi, ön
mali kontrol, mali hizmetler birimi, muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin
yetki ve sorumlulukları, muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması, iç
denetim, iç denetçinin görevleri, iç denetçilerin nitelikleri ve atanması, iç
denetim koordinasyon kurulu, iç denetim koordinasyon kurulunun görevleri
hususlarına yer verilmiştir.
5018 sayılı Kanunun 55 inci maddesinde iç
kontrol, "idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak
faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve
kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını,
malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini
sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç
denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü" olarak tanımlanmıştır.
Kanunun 56 ncı maddesinde iç kontrolün
amaçları;
• Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik
ve verimli bir şekilde yönetilmesini,
• Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak
faaliyet göstermesini,
• Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun
önlenmesini,
• Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir
rapor ve bilgi edinilmesini,
• Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara
karşı korunmasını, sağlamak olarak belirlenmiştir.
Kanunun 57 nci maddesinde ise kamu
idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe
ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluştuğu belirtilmiş,
yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için;
• Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması,
• Malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle
personele verilmesi,
• Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması,
• Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi,
• Kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve
saydamlığın sağlanması,
bakımından
ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev,
yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemlerin
alınması öngörülmüştür.
Kanunun 11 inci maddesinde, üst yöneticilerin, mali yönetim ve
kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi, izlenmesi ve Kanunda belirtilen
görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve bu
sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç
denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıştır.
Buna göre üst yöneticilere, iç kontrol sisteminin kurulması ve
gözetilmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı
prosedür ve talimatların oluşturulması gibi her türlü düzenlemelerin
yapılması, harcama yetkililerine ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari
ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişini sağlama
sorumluluğu verilmiş bulunmaktadır.
Kanunun 60, 61, 63 ve 64 üncü maddelerinde, mali hizmetler
birimleri, muhasebe yetkilileri ve iç denetçilerin iç kontrol alanındaki görev
ve sorumluluklarına yer verilmiştir. Buna göre; mali
hizmetler birimleri, idarenin iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının
uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve ön mali kontrol
faaliyetini yürütmekten, muhasebe yetkilileri, ödeme emri belgesi ve eklerinin
kontrolünden, muhasebe işlemlerinin belirlenmiş standartlara ve usulüne uygun
olarak kaydedilmesinden, raporlanmasından, muhafazasından ve denetime hazır
halde bulundurulmasından, iç denetçiler ise idarelerin iç kontrol sistemlerinin
denetlenmesinden ve geliştirilmesi yönünde önerilerde bulunulmasından
sorumludurlar.
Kanunun 55 inci maddesinin ikinci fıkrasında, "Görev ve yetkileri
çerçevesinde, mali yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standart ve
yöntemler Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standart ve yöntemler ise İç
Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliştirilir ve
uyumlaştırılır. Bunlar ayrıca sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu
idarelerine rehberlik hizmeti verir" hükmü yer almaktadır. Buna göre, İç Denetim
Koordinasyon Kurulunun 20.11.2006 tarihli ve (12) sayılı kararı ile Kamu İç
Denetim Standartları belirlenmiş bulunmaktadır. Kamu İç Kontrol Standartları ise
COSO modeli, INTOSAI Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa
Birliği İç Kontrol Standartları çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından
belirlenmiştir.
Bilindiği üzere, 31.12.2005 tarihli ve 26040
(3. mükerrer) sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole
İlişkin Usul ve Esasların "İç kontrol standartları" başlıklı 5 inci maddesinde,
iç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye
Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin malî ve malî
olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle
yükümlü bulunduğu, Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla,
idarelerce, görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli
işlemlere ilişkin standartlar belirlenebileceği belirtilmiştir.
Bu çerçevede, kamu idareleri tarafından görev alanları çerçevesinde
her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin olarak belirlenebilecek
ayrıntılı standartlar, 5018 sayılı Kanuna, ilgili diğer mevzuata ve Kamu İç
Kontrol Standartlarına uygun olmak ve idareye münhasır
spesifik süreçlere ilişkin olmak zorundadır. İdarelerce gerek görülmesi
halinde hazırlanabilecek İdare Ayrıntılı İç Kontrol Standartları, idarelerin
yasal ve idari yapıları ile personel ve mali durumları gibi her bir idarenin
kendine özgü koşulları dikkate alınarak katılımcı yöntemlerle belirlenecek ve
üst yönetici onayını izleyen 10 işgünü içinde Maliye Bakanlığına
gönderilecektir.
Kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol
Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların
belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli
prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması
çalışmalarını yürütmeleri ve bu çalışmaları en geç 31.12.2008 tarihine kadar
tamamlamaları gerekmektedir. Söz konusu çalışmaların etkili bir şekilde ve
zamanında yürütülmesini sağlamak üzere, idarelerin üst yöneticileri tarafından
gerekli önlemler alınacaktır.
Diğer taraftan, 26.5.2006 tarihli ve 26179 sayılı Resmî Gazete’de
yayımlanan Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar
Hakkında Yönetmelikle belirlenen geçiş takvimi uyarınca, 2008 ve sonraki
yıllarda stratejik plan ve performans programı hazırlayacak idareler, hazırlık
çalışmalarında bunlara ilişkin standartları da dikkate alacaklardır. Stratejik
plan ve performans programı hazırlamayacak kamu idareleri ise bu plan ve
programların hazırlanması dışında kalan hususlara uyum sağlayacaklardır.
Tebliğ olunur.
KAMU İÇ KONTROL
STANDARTLARI
Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin, iç kontrol sistemlerinin
oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken
temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı
ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır.
Kamu İç Kontrol Standartları, uluslararası standartlar ve iyi
uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; kontrol ortamı, risk
değerlendirmesi, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim ile izleme bileşenleri
esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak
üzere genel nitelikte düzenlenmiştir.
1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI
Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden
genel bir çerçeve olup, kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik
değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik,
organizasyonel yapı, insan kaynakları politikaları
ve uygulamaları ile yönetim felsefesi ve iş yapma tarzına ilişkin hususları
kapsar.
Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük
Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından
bilinmesi sağlanmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından
sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.
1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında
personele örnek
olmalıdırlar.
1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara
uyulmalıdır.
1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik
sağlanmalıdır.
1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit
davranılmalıdır.
1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru,
tam ve güvenilir
olmalıdır.
Standart: 2. Misyon, organizasyon
yapısı ve görevler
İdarelerin misyonu ile birimlerin ve
personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve
idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak
belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.
2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri
ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve
duyurulmalıdır.
2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere
ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı
ve personele bildirilmelidir.
2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı
olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.
2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve
sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek
şekilde olmalıdır.
2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas
görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve
personele duyurmalıdır.
2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye
yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.
Standart: 3. Personelin yeterliliği ve
performansı
İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu
sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler
almalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
3.1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin
gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.
3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir
şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.
3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun
personel seçilmelidir.
3.4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve
yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde
bulundurulmalıdır.
3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu
ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve
gerektiğinde güncellenmelidir.
3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi
tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları
personel ile görüşülmelidir.
3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan
personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek
performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.
3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma,
eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları
yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele
duyurulmalıdır.
Standart: 4. Yetki Devri
İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli
ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate
alınarak yetki devri yapılmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve
personele duyurulmalıdır.
4.2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar
çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak
belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.
4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.
4.4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim
ve yeteneğe sahip olmalıdır.
4.5. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak
belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi
aramalıdır.
2. RİSK DE?ERLENDİRME STANDARTLARI
Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini
engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin
belirlenmesi sürecidir.
Standart: 5. Planlama ve Programlama
İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları
gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını
oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu
sağlamalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını
oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını
ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan
hazırlamalıdır.
5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile
bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans
programı hazırlamalıdır.
5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans
programlarına uygun olarak hazırlamalıdır.
5.4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve
performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.
5.5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine
uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.
5.6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri,
spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.
Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve
değerlendirilmesi
İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve
hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak
değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine
yönelik riskleri belirlemelidir.
6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en
az bir kez analiz edilmelidir.
6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları
oluşturulmalıdır.
3. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI
Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini
sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve
prosedürlerdir.
Standart: 7. Kontrol stratejileri ve
yöntemleri
İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya
uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve
yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma,
onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme,
gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
7.2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç
kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.
7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve
güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.
7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı
aşmamalıdır.
Standart: 8. Prosedürlerin
belirlenmesi ve belgelendirilmesi
İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli
yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin
düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine
sunmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında
yazılı prosedürler belirlemelidir.
8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve
işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.
8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata
uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.
Standart: 9. Görevler ayrılığı
Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini
azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması,
kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması,
uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.
9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı
ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında
olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.
Standart: 10. Hiyerarşik kontroller
Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere
uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
10.1. Yöneticiler, prosedürlerin etkili
ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.
10.2. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve
onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları
vermelidir.
Standart: 11. Faaliyetlerin
sürekliliği
İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli
önlemleri almalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
11.1. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden
ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile
olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı
gerekli önlemler alınmalıdır.
11.2. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel
görevlendirilmelidir.
11.3. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu
ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu
görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.
Standart: 12. Bilgi sistemleri
kontrolleri
İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini
sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
12.1. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini
sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
12.2. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim
konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit
edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.
12.3. İdareler bilişim yönetişimini
sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.
4. BİLGİ VE İLETİ?İM STANDARTLARI
Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve
yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer
sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek
bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt
sistemini kapsar.
Standart: 13. Bilgi ve iletişim
İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının
izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve
hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve
iletişim sistemine sahip olmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
13.1. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi
kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.
13.2. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri
için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir.
13.3. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir
olmalıdır.
13.4. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve
bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında
erişebilmelidir.
13.5. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli
bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı
sunacak şekilde tasarlanmalıdır.
13.6. Yöneticiler, idarenin misyon,
vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları
kapsamında personele bildirmelidir.
13.7. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin
değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.
Standart: 14. Raporlama
İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları,
saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
14.1. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri,
varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır.
14.2. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları,
ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna
açıklamalıdır.
14.3. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet
raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.
14.4. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey
raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve
faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında
bilgilendirilmelidir.
Standart: 15. Kayıt ve dosyalama
sistemi
İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil
iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve
güncel bir sisteme sahip olmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
15.1. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler
dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi
haberleşmeyi kapsamalıdır.
15.2. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı,
yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.
15.3. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve
korunmasını sağlamalıdır.
15.4. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun
olmalıdır.
15.5. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara
uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza
edilmelidir.
15.6. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması,
korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve
dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.
Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve
yolsuzlukların bildirilmesi
İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen
içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
16.1. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri
belirlenmeli ve duyurulmalıdır.
16.2. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar
hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır.
16.3. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız
ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.
5. İZLEME STANDARTLARI
İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere
yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar.
Standart: 17. İç kontrolün
değerlendirilmesi
İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez
değerlendirmelidir.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
17.1. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir
değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak
değerlendirilmelidir.
17.2. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol
yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması
konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.
17.3. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin
katılımı sağlanmalıdır.
17.4. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri,
kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda
düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.
17.5. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken
önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.
Standart: 18. İç denetim
İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini
sağlamalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
18.1. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu
tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir.
18.2. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli
görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.